A AHRP – Associação de Hotéis Rurais de Portugal, designada apenas por AHRP, compromete-se a proteger os dados pessoais referentes aos mesmos, desde logo nas ações subordinadas à gestão dos seus processos internos, bem como nas ações de comunicação e de partilha de informação que os mesmos decidam autorizar, numa perspetiva de valorização do setor e dos interesses / benefícios dos próprios, respeitando a privacidade dos seus associados e dos utilizadores das plataformas digitais pertencentes a esta instituição.
A AHRP é uma entidade sem fins lucrativos que tem por objeto a representação e promoção dos seus associados e do Turismo em Espaço Rural, a nível nacional e internacional.
A AHRP recolhe, armazena e processa, necessariamente, dados relativos aos utilizadores das suas plataformas, os quais são fundamentais para a realização da sua atividade, organizando-os em bases de dados e/ou em arquivos físicos. Fá-lo no sentido de poder cumprir com as suas obrigações estatuárias, garantindo a representatividade e a defesa dos interesses das entidades por si representadas, as quais livremente optam por se tornarem seus membros. Ao fazê-lo, informa e solicita o prévio consentimento para que possa recolher e utilizar dados para as suas ações específicas, incluindo os relativos aos contactos a estabelecer com pessoas que representam essas mesmas entidades.
A finalidade das ações de recolha, armazenamento e processamento de dados, compreende desde logo a criação de mecanismos para que se efetue a divulgação dos serviços desenvolvidos pela AHRP, mas também os prestados por entidades terceiras com quem estabeleça acordos de parceria que visem o aumento da competitividade e da sustentabilidade dos agentes económicos por si representados.
De forma a assegurar a confidencialidade e segurança dos dados fornecidos, a recolha, armazenamento e processamento de dados pessoais relativos aos associados (Titulares de Dados) é feita no estrito cumprimento da legislação aplicável sobre proteção de dados pessoais – Lei 67/98 de 26 de outubro (Lei da Proteção de Dados Pessoais) e do Regulamento EU 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016.
Os dados recolhidos pela AHRP referem-se, no essencial, a informações sobre os utilizadores das plataformas digitais desta instituição.
Tipo de dados recolhidos
- De natureza geral
No contexto da ação relacionada com a gestão administrativa dos seus associados, os dados recolhidos prendem-se com a necessidade de registar informação sobre os mesmos, designadamente em termos da sua denominação social, incluindo morada da sede e de outras instalações / estabelecimentos, informação sobre o seu sítio na Internet, bem como contactos telefónicos, de email ou outros, e ainda demais elementos identificativos enquanto pessoa coletiva. Estes dados são livremente fornecidos por todos os associados no momento da sua inscrição, através do preenchimento da “Ficha de adesão”.
- De natureza pessoal e de contacto
No âmbito da ação administrativa da AHRP, em termos dos processos relacionados com a gestão de associados, bem como das ações relacionadas com a defesa e representação dos interesses / necessidades dos mesmos, os dados pessoais recolhidos prendem-se com a necessidade de obter informação fundamental para a prestação dos serviços, designadamente das pessoas a contactar, em cada situação. Inserem-se neste âmbito informações relacionadas com a identidade pessoal dos colaboradores e/ou sócios das entidades associadas, bem como acerca dos seus contactos telefónicos, de email ou outros.
Outros dados pessoais, quando existem, são apenas recolhidos quando relacionados com o associado e confinam-se exclusivamente à caracterização do mesmo do ponto de vista da sua dimensão organizacional no contexto da relação com a AHRP, por forma a identificar a sua estrutura de Recursos Humanos, entre outras situações.
- Sobre a navegação em plataformas digitais
A AHRP usa cookies associados às suas plataformas digitais visando garantir a melhor experiência de utilização por parte de cada utilizador. Monitoriza igualmente a navegação e presença nas suas redes sociais.
Os dados recolhidos, para além de melhorarem a experiência de utilização de cada utilizador, destinam-se igualmente a potenciar a melhor oferta de serviços.
Em todas as plataformas existe informação adicional sobre as especificidades dos cookies associados aos mesmos, devendo cada utilizador confirmar a sua concordância prévia sobre a sua utilização durante a sua permanência e regresso a cada plataforma.
- Como são recolhidos os dados
A informação recolhida é fornecida pelos próprios e por iniciativa destes aquando dos seus processos de inscrição e/ou de subscrição de serviços, e ainda por solicitação dos serviços da AHRP, designadamente para efeitos de obtenção de dados complementares necessários. Os dados são obtidos através do preenchimento de formulários online associados às diferentes plataformas existentes, no momento em que os interessados manifestam a sua vontade em receberem informação e/ou integrarem a oferta dos serviços associados às respetivas plataformas digitais.
Os utilizadores interessados em obterem informações e/ou subscreverem serviços, são informados sobre a natureza e âmbito dos dados recolhidos, designadamente quanto ao âmbito e partilha efetuada com parceiros.
São as seguintes as plataformas digitais que correspondem a contactos com o exterior:
- Site institucional – www.hoteisruraisdeportugal.com
- Site e app – Concierge Digital HRP – www.concierge.hoteisruraisdeportugal.com
- Site 360º Rural Experiences – www.ruralexperiences360.pt
- Site H-Quality – www.hquality.pt
- Site Concierge Digital – www.transformacaodigital.hoteisruraisdeportugal.com
- Rede social Facebook – www.facebook.com/HoteisRuraisdePortugal
- Rede social Instagram – https://www.instagram.com/hoteisruraisdeportugal/
- Rede social LinkedIn – www.linkedin.com/company/associação-hotéis-rurais-de-portugal/
- Rede social Youtube – www.youtube.com/hoteisruraisdeportugal/
Para além dessas, existem igualmente plataformas / soluções internas que configuram a criação de bases de dados, as quais são utilizadas para a gestão dos diversos processos:
- Sistema de Gestão de Clientes e de faturação;
- Qual a finalidade dos dados recolhidos
Os dados recolhidos pela AHRP têm como finalidade assegurar a existência da informação útil sobre cada um dos seus associados e dos utilizadores das plataformas digitais. Neste sentido, a AHRP entende que se inclui no âmbito de interesses dos mesmos, a realização de ações de contacto com os mesmos, no sentido de os informar sobre os serviços prestados pela AHRP, bem como por entidades terceiras. Entende-se assim que o contacto e divulgação de serviços prestados por possíveis entidades com quem a AHRP tenha protocolos, insere-se nesse mesmo contexto, podendo esta ser feita diretamente por essas entidades.
Como forma de aprofundamento da atividade desenvolvida pelos associados, bem como de caracterização do setor do Turismo, a AHRP efetua e participa na realização de estudos / análises da realidade económica e social existente, numa perspetiva de produção e de partilha de conhecimento. Nessas ações nunca é divulgado qualquer dado que permita identificar o(s) associado(s), sendo em qualquer situação preservada a privacidade do(s) mesmo(s), salvo sob prévia autorização dos mesmos.
A utilização dos dados recolhidos é efetuada no exclusivo interesse dos associados e do setor representado pela AHRP, podendo serem partilhados alguns elementos informativos. No que diz respeito aos utilizadores das plataformas digitais (sites e app’s), o mesmo sucede. Sobre esta possibilidade é dado prévio conhecimento aos associados, os quais devem previamente autorizar a respetiva partilha, apesar da maioria dos dados partilhados não se inserirem no âmbito do RGPD. Os dados pessoais eventualmente partilháveis referem-se exclusivamente a elementos informativos sobre as pessoas de contacto e/ou com responsabilidades nas entidades associadas.
A AHRP assegura a necessária privacidade dos dados dos seus contactos, prevenindo a utilização indevida dos mesmos para outros fins que não os visados e por outras pessoas que não as autorizadas, designadamente em termos internos.
- De que modo está assegurada a proteção dos dados
A proteção de dados dos associados é assegurada a diferentes níveis:
- Ao nível dos processos de trabalho
A AHRP salvaguarda o acesso exclusivo a determinados dados, de acordo com a natureza e a finalidade dos dados recolhidos, em função dos objetivos inerentes à sua utilização. Assim, para efeitos de contacto, apenas acedem a esses dados os colaboradores que tenham de contactar os mesmos, para o que recorrem aos meios e sistemas de informação existentes.
- Ao nível das tecnologias e sistemas de informação existentes
A AHRP salvaguarda que as tecnologias e sistemas de informação que tem ao seu dispor garantem a proteção de dados dos seus associados, em particular através da obrigatoriedade dos seus fornecedores cumprirem com as especificações do RGPD, desde logo incluindo a possibilidade de pseudonimização e de cifragem dos dados, a confidencialidade, integridade, resistência e o adequado funcionamento desses sistemas, bem como o restabelecimento e acessibilidade aos dados em tempo adequado, em função de incidentes físicos ou técnicos e ainda a adoção de procedimentos de monitorização regular que garantam a segurança no seu tratamento.
A AHRP exige o cumprimento do RGPD por parte dos seus fornecedores de tecnologias de informação, bem como de entidades terceiras, através de estabelecimento de compromisso entre as partes, imputando as responsabilidades associadas a cada um dos subscritores.
A AHRP garante ainda que não existem réplicas de Bases de Dados noutras tecnologias e/ou suportes de armazenamento, salvaguardando a existência, com acesso reservado, a partes das Bases de Dados originais, limitando-se estas a viabilizarem o acesso interno a informação parcelar para efeitos de análise e/ou suporte a atividades específicas.
- Durante quanto tempo se conservam os dados
Todos os dados pessoais são conservados pelo tempo considerado necessário para efeitos da manutenção da relação existente com a AHRP, dentro dos prazos legais impostos ou até que o associado exerça o seu direito ao apagamento, o qual será concedido dentro dos limites legais aplicáveis.
O Titular de Dados tem direito a poder aceder aos seus dados e sobre os mesmos solicitar alterações, entre outros direitos que a seguir se descriminam.
- Acesso, retificação, cancelamento e oposição
A AHRP garante o livre acesso à informação existente sobre cada Titular de Dados, independentemente da plataforma digital subjacente, podendo o mesmo solicitar que a mesma seja retificada e/ou cancelada, nos termos referidos em 6., se designadamente a considerar desapropriada para os fins visados, podendo o mesmo ainda estabelecer oposição às práticas de gestão de dados em vigor, designadamente por via judicial, conforme referido em 8.
- Portabilidade dos dados
O Titular de Dados pode solicitar, nos termos referidos em 6., que lhe sejam entregues os mesmos num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, bem como solicitar a sua portabilidade, podendo requerer que esta seja realizada por meios informáticos, desde que disponíveis para o efeito.
- Direito ao esquecimento
O Titular de Dados pode solicitar que sejam apagados os seus dados, nos termos referidos em 6. Excetuam-se desta possibilidade, as situações por razões de exercício da liberdade de expressão e de informação, cumprimento de obrigações legais, exercício de funções de interesse público ou por autoridade pública, para fins de arquivo de interesse público, de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos em determinadas situações, ou ainda para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
Fica indicado como Encarregado da Proteção de Dados da AHRP, Cândido da Silva Mendes, o qual tem como missão assegurar o cumprimento com os requisitos do RGPD e garantir toda a informação junto de qualquer Titular de Dados que assim o solicite, assim como responder às diversas solicitações que o mesmo possa apresentar.
A AHRP reserva-se o direito de atualizar a sua Política de Privacidade e de Proteção de Dados Pessoais em qualquer momento que considere necessário fazê-lo, sem que para isso seja necessário informar os seus associados.
Qualquer associado/utilizador poderá solicitar informação sobre a Política de Privacidade e de Proteção de Dados da AHRP, junto do Encarregado da Proteção de Dados, através dos contactos: rgpd@hoteisruraisdeportugal.com.
As presentes condições gerais regem-se pela Lei Portuguesa.
Todos os litígios emergentes da interpretação ou execução do presente acordo serão dirimidos pelo Tribunal da Comarca de Vila Nova de Famalicão, com expressa renúncia a qualquer outro.